Dags för HR att bli mer datadrivna – konkreta steg längs vägen

”Personalen är vår viktigaste resurs”

Du har säkert hört meningen, eller själv sagt den många gånger. Men när det kommer till satsningar på stöd för bättre beslutsfattande så satsas det inte lika mycket på HR som på andra områden. HR behöver bli mer datadrivna. Information som rör HR finns ofta utspridd i många olika personalsystem. Systemen fungerar ofta som separata öar, de är inte sammankopplade på ett strukturerat sätt. När nyckeltal och uppföljning ska tas fram så behöver data tas ut från olika system och klistras in i Excel. Data bearbetas sedan manuellt av någon från verksamheten innan informationen är färdig att användas för uppföljning. Resultatet blir tyvärr av bristande kvalitet vilket skapar situationer där fokus läggs på att ifrågasätta om rapporten verkligen går att lita på, istället för analys av faktiska data. Känns det igen?

Utmaningar idag

Beslutsfattare inom HR upplever ofta att det är utmanande att skapa sig en bra överblick över all data. De underlag som tas fram av någon hårt arbetande analytiker är ofta statiska och tidkrävande att ta fram. När det sedan uppstår ad-hoc-frågor, så är det svårt att svara på dem baserat på fakta.

Det är dags för förändring och att börja arbeta aktivt med datadrivet beslutsfattande även inom HR.

Så vad är då HR-analytics?

“Syftet med HR-analytics är att förse en organisation med insikter för att effektivt hantera personal, så att företagets mål kan nås snabbt och effektivt.”

I nedanstående bild belyses olika mognadsgrader inom analytics.

Källa:” Maturity of analytics capabilities” från SAP

Utgå ifrån bilden och stäm av hur mogen er organisation är. Det är troligtvis så att olika avdelningar på företaget har kommit olika långt. Ganska vanligt är att områden som ekonomi har kommit längre i sin utveckling. Samtidigt står många HR-avdelningar kvar på perrongen. HR har därför stor förbättringspotential. Det pratas mycket om prediktiv analys och värdet av att förutspå framtiden. Det innebär många spännande möjligheter, men jag tror att det finns mycket att vinna på att inte bara fokusera på det. Genom mer utvecklad self-service skapas möjligheter till underbyggda insikter och mer grundade beslut på fler nivåer inom organisationen. Bättre beslutstöd till fler användare helt enkelt.

Vill ni bli mer datadrivna – gör så här

  1. Nuläge – För att börja er resa mot att bli mer datadrivna inom HR, är det viktigt att stämma av var ni befinner er i nuläget. Det finns troligtvis eldsjälar inom HR, som redan nu tar fram relativt bra underlag för beslut, även om det görs manuellt och innebär ett tidskrävande arbete. Finn de eldsjälarna. Utnyttja den kompetens som redan finns. De tidigare initiativen kan sedan automatiseras och olika datamängder kommer att behöva slås samman.
  2. One set of numbers – Ni behöver komma fram till vilka definitioner som ska gälla. Skapa ”one set of numbers”, en kvalitetssäkrad datamängd för att säkra att de rapporter som sprids, har samma grund.
  3. Börja i liten skala – Det är viktigt att börja i liten skala. Starta med mindre projekt, där ni kan leverera värde tidigt till verksamheten och bygga förtroende. Det ger er mer utrymme och leder förhoppningsvis till ökad budget till er fortsatta satsning och framtida utvecklingsarbete.

Sätt upp en vision för HR-analytics

Det är också bra att sätta upp en vision för HR-analytics. Att bli mer datadrivna innebär en resa som ofta kräver en förändring av företagskulturen. Därav behövs med tiden också ett ramverk för hur ni väljer att förvalta HR-analytics. Det finns många smidiga verktyg på marknaden som kan hjälpa till med visualiseringar, datainsamlingar osv. Det är dock viktigt att det inte är verktygen i sig som är avgörande för om ni kommer lyckas med er satsning för att bli mer datadrivna. Fokusera på enkelhet i början. Uppföljningen som tas fram skall stödja de framgångsmått som ni styr verksamheten efter. Riktigt intressant blir det sedan att mixa traditionell Hr-data med era framgångsmått, som lönsamhet, NPS, Marginal osv.

Framgångsfaktorer för att lyckas

  1. Ledningen behöver acceptera att data är en tillgång, även inom HR. I början behövs åtminstone någon ledningsperson som stöttar era initiativ.
  2. Projektet bör drivas som ett verksamhetsprojekt. Vilket innebär att fokus läggs vid den process ni ska stödja och på slutanvändarnas behov, inte på tekniska strukturer.
  3. Samtidigt behöver samarbetet mellan verksamheten och IT blir bättre än det är i många organisationer. Kvalitet i det ni levererar är avgörande för om ni ska få fortsatt stöd för era satsningar på HR-analytics.
  4. Avslutningsvis vill jag nämna företagskulturen. För att förändringsarbete ska lyckas, krävs en öppen och utforskande kultur.

Att bli mer datadriven inom HR kommer skapa möjligheter att prestera bättre som företag. Utgå från användarna och de affärsprocesser som ni följer.  Börja i liten skala och fokusera på snabba leveranser till verksamheten. Inled processen med något som ni kan lyckas med och bygg förtroende för er fortsatta satsning.

Rätt information,
till rätt personer
i rätt tid
med rätt kvalitet
i rätt format

Lycka till på er resa mot mer underbyggda analyser, insikter och beslut inom HR.


Om författaren
Samuel Hedin är en verksamhetsorienterad specialist med över 15 års erfarenhet inom Business Intelligence. Samuel har lång erfarenhet av att skapa lösningar som underlättar användarnas vardag och är uppskattad för sin förmåga att fungera som en länk mellan användarna och de tekniska förutsättningar som råder. Han arbetar idag på Agero där han hjälper kunder att digitalisera sin verksamhet och affär.

Samuel.hedin@agero.se
Samuel på linkedin
Agero.se

Tags: , ,