Fokusera på den du möter och ditt budskap når fram

Att ge ett budskap till någon är inte det svåra, utmaningen är att veta om det når fram och hur det uppfattas. När du vill nå andra med din kommunikation – utgår du då ifrån hur de vill ha kommunikationen levererad, eller utgår du ifrån hur DU vill ha den levererad och ge den?

Den kanske största kommunikationsutmaningen vi har är att veta om det vi försöker förmedla verkligen når fram. Oftast är vi inte så intresserade av att ta reda på det heller. För när de flesta kommunicerar utgår vi inte ifrån mottagaren. Vi tror att vi gör det men bedrar oss själva. Vi fokuserar på oss själva. Vi lever efter Den gyllene regeln, att göra mot andra som man själv vill bli behandlad. Det är en fin tanke, men den fungerar inte. Inte i relationer och inte när du vill nå fram med ditt budskap. Då handlar det om att göra det som din mottagare önskar.

När Dale Carnegie listar de tio vanligaste misstagen som chefer gör så är nummer 1: Kommunicerar utifrån sin egen stil. Det vill säga att chefer omedvetet väljer att kommunicera på det sätt de själva föredrar. Ett vanligt misstag är att utgå ifrån att alla uppfattar budskapet på samma sätt som vi själva gör. Ett misstag som inte bara chefer gör.

Ta reda på vilken din publik är

Hur ska du då göra? Det första är att du behöver ta reda på så mycket som möjligt om din publik, dina mottagare av ditt budskap. Ställ dig några frågor:

Vilka är din publik? Är de gamla eller unga? Är det frivilligt att vara här och lyssna på dig eller är det obligatorisk närvaro? Vad vet publiken om ämnet och om dig? Vad kan de om ditt ämne sedan tidigare? Vad har de för förutfattade meningar? Är de personer som vill ha mycket fakta? Är de personer som vill ha mycket känsla?

Förmodligen har du alla möjliga typer av personer i din publik och därför är det viktigt att se till att försöka nå alla. För alla är vi olika, och vill bli tilltalade så att budskapet verkligen når oss. Vilka din publik är, vad de har för preferenser, personligheter, kunskaper och frågor avgör helt hur du ska lägga upp din presentation och på vilket sätt du ska framföra den. När du är mån om att ha publiken i fokus, kommer det kanske ta mer tid i förberedelser för dig då du behöver vända och vrida på ditt upplägg och hur du för fram ditt budskap. Men det kommer att löna sig.

Se till att du är väl medveten om syftet med det du ska kommunicera, om det är att sälja in något, att informera eller rent av få folk att agera på ett eller annat sätt, och försök alltid ge svar på frågorna:

  • Vad ska publiken VETA?
  • Vad ska publiken KÄNNA?
  • Vad ska publiken GÖRA?

Glöm inte att kvittera

Att fokusera på sina mottagare handlar inte bara om att sända ut ett budskap, utan minst lika mycket om att ta reda på hur det togs emot. Det sägs att hälften av alla missförstånd på en arbetsplats beror på att de budskap som har kommunicerats inte har följts upp. Handen på hjärtat: hur ofta ställer du kontrollfrågor till mottagarna av ditt budskap att de har uppfattat det du vill förmedla på det sätt du vill att de ska uppfatta det?

Här gäller det att inte ställa ledande frågor som ”Har ni förstått?” eller ”Är ni med?”. Då får du bara ja eller nej till svar, oftast ja, och då har du inte en aning om de verkligen är med eller förstår vad du vill förmedla. Ställ istället frågor som:

  • Vad är din reflektion över det jag har presenterat?
  • Hur uppfattar du det vi har pratat om? Repetera det jag har sagt.
  • Saknar du någon information?

Genom att be människor att upprepa det du har förmedlat, så hör du om de har uppfattat det på det sätt du vill. Om de har uppfattat något annat än det du har som avsikt, eller lagt in egna tolkningar och förhållningssätt, så har du här en möjlighet att förklara dig igen. Du minskar risken för missförstånd. Men trots att kvitteringskommunikation är det mest effektiva sättet för att se till att det du vill förmedla också är det som har nått fram till dina mottagare, så är det få av oss som verkligen gör det. Frågan är varför, för vad är risken? Det är som att vi tror att alla uppfattar information lika, medan vi ju egentligen vet att människor är olika, har olika bakgrund, erfarenhet och ingångsvinklar – och därför helt naturligt uppfattar olika saker på olika sätt. Det är som när du ser en film två gånger och andra gången upptäcker saker du inte såg första gången. Precis så kan det vara med kommunikation – vi uppfattar inte allt på samma sätt första gången vi hör eller ser den. Och ändå tror vi som sändare av ett budskap att det vi kommunicerar är glasklart första gången och att alla uppfattar precis det vi förmedlar på det sätt vi önskar. Att verkligen kvittera är underskattat.

Hur du ska lära känna känna din publik, lägga upp ditt budskap och sedan stämma av hur ditt budskap tagits emot skiftar såklart från tillfälle till tillfälle, men det är ett otroligt viktigt arbete att göra om du inte bara vill sända ut ett budskap utan också att det verkligen ska nå fram. Bara genom att ändra perspektiv på din kommunikation har du nått långt, att inte utgå ifrån dig själv utan från den du möter.


Om författaren

Anna Bellman är en flitigt anlitad föreläsare, moderator och talartränare, som med en unik syn på kommunikation hjälper personer och organisationer att gå från insikt till skillnad. Hon har bland annat hjälp många att våga ändra inställning och göra presentationer som verkligen når fram. Anna har tidigare bland annat arbetat som journalist inom radio och tv, varit marknads- och kommunikationschef inom IT- och fastighetsbranschen och grundat en kommunikationsbyrå. Anna har skrivit boken “Släpp retoriken – fokusera på publiken” och är medförfattare till “12 talares tankar om kommunikation”.

Läs mer om Anna på bellacom.se

Läs om våra övriga bloggare

Tags: , , ,